Nguyên tắc lập hóa đơn

• Tổ chức, há»™, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa Ä‘Æ¡n theo hÆ°á»›ng dẫn tại Thông tÆ° này.
  
  
• Người bán phải lập hóa Ä‘Æ¡n khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lÆ°Æ¡ng cho người lao Ä‘á»™ng (trừ hàng hoá luân chuyển ná»™i bá»™, tiêu dùng ná»™i bá»™ để tiếp tục quá trình sản xuất). 
  
  Ná»™i dung trên hóa Ä‘Æ¡n phải đúng ná»™i dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sá»­a chữa; phải dùng cùng màu má»±c, loại má»±c không phai, không sá»­ dụng má»±c đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). 
  
  Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.

• Hóa Ä‘Æ¡n được lập má»™t lần thành nhiều liên. Ná»™i dung lập trên hóa Ä‘Æ¡n phải được thống nhất trên các liên hóa Ä‘Æ¡n có cùng má»™t số. 
  
  Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập.
  
  Chi tiết má»—i số hóa Ä‘Æ¡n giao khách hàng được thể hiện trên má»™t dòng của Bảng kê vá»›i đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa Ä‘Æ¡n mẫu gá»­i cùng Thông báo phát hành hóa Ä‘Æ¡n đến cÆ¡ quan thuế quản lý trá»±c tiếp. 
  
  Bảng kê được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong). Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị. Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu.

•  Hóa Ä‘Æ¡n được lập theo thứ tá»± liên tục từ số nhỏ đến số lá»›n.

  Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

  Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

 * Nguồn tham khảo: 

- Khoản 1, Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày hiệu lực 01/06/2014

- Điểm a, Khoản 7, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày hiệu lực 01/01/2015

- Điểm a, Khoản 3, Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày hiệu lực 01/09'/2014