Giải đáp các câu hỏi liên quan đến hóa đơn điện tử

Article ID: 1325
Last updated: 10 Jan, 2018

 

1. Đào Minh : Liệt kê giúp em tất cả các văn bản hướng dẫn về vấn đề này ạ?

Trả lời:

* Các văn bản pháp lý về việc khởi tạo phát hành và  sử dụng hoá đơn điện tử:

- Luật Giao dịch điện tử (số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005).

- Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về Hóa đơn bán hàng.

và cung ứng dịch vụ

- Nghị định 26/2007/NĐ-CP về Chữ ký điện tử.

- Thông tư 32/2011/TT-BTC về Khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử.

- Thông tư 39/2014/TT-BTC về Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp

dịch vụ.

2. Hau Pham Trước hết, cho em hỏi quy trình để phát hành hoá đơn điện tử ạ? (thủ tục để hoá đơn điện tử của 1 DN có thể sử dụng ạ)

Trả lời:

* Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC bao gồm:

+ Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

+ Mẫu hoá đơn điện tử

+ Thông báo phát hành hoá đơn

Ghi chú: Theo QĐ số 2497/2017/QĐ-BTC doanh nghiệp có thể sử dụng sau khi nộp thông báo phát hành hoá đơn 1 ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay hoá đơn nếu nộp hoá đơn trực tiếp.

* Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực (còn gọi là hoá đơn có mã xác thực) theo Quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC bao gồm:

+ Thông báo đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực (còn gọi là hoá đơn có mã xác thực) gửi lên cơ quan thuế.

+ Thông báo chấp thuận sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực (còn gọi là hoá đơn có mã xác thực).
+ Mẫu hoá đơn điện tử
+ Thông báo phát hành hoá đơn

3. Vũ NguyễnLàm thế nào để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định khi mà kế toán vẫn phải được nghỉ (nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép...)

Trả lời:

- Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

- Hiện tại mẫu hoá đơn điện tử chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, ...Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạo hoá đơn điện tử mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng. Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hoá đơn xuất đúng thời điểm.

4. Hứa Công Tử Xin cho em hỏi, Đối tượng nào được sử dụng hoá đơn điện tử? Ở Miền Tây được sử dụng chưa? Khi sử dụng, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hoá đơn này như thế nào? Cơ phải in ra giấy không?

Trả lời:

* Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì các doanh nghiệp thuộc đối tượng sau được phép sử dụng hoá đơn điện tử:

“Điểu 2:

+ Tổ chức, cá nhân  lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử  khi mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

...

Điều 4:

Khoản 2

Người bán  hàng hoá, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hoá đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng  hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hoá đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

- Ngoài ra theo Quyết Định  số 2497/2017/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 04/12/2017 thì

“2.1.1.5                                                                                                                                              

.... Quy định một số loại hình doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử.

Quy định cơ quan thuế hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế”

- Hiện tại hoá đơn điện tử triển khai rộng rãi trên cả nước, do đó Miền Tây của bạn có thể sử dụng bình thường rồi bạn nhé.

- Khi tiến hành thanh tra kiểm tra thì file XML là file có giá trị pháp lý khi nó được bảo toàn (nếu người sử dụng cố tính chỉnh sửa dữ liệu khi lưu lại sau đó mở ra sẽ không mở được và file XML đó không còn tính chất pháp lý và không được lưu hành.

- Hoá đơn điện tử được lưu trữ tại định dạng điện tử nên người mua hoặc bán không bắt buộc phải in chuyển đổi ra giấy. Nếu có nhu cầu về thanh toán nội bộ hoặc kẹp chứng từ thanh toán, người mua hoặc bán có thể in bản thể hiện.

5. Én Hoàng Muốn hủy, điều chỉnh hóa đơn điện tử thì có phải biên bản cũng là điện tử không?

Trả lời:

- Nếu muốn huỷ, thay thế, điều chỉnh hoá đơn thì không bắt buộc dùng biên bản điện tử nhé, các bạn sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế và Thông Tư 39/2014/TT-BTC.

6. Hải Đường Nguyễn Mất điện hoặc đại loại thế thì xuất hóa đơn sai thời điểm có ok không? 

Trả lời:

- Theo quy định hiện hành bạn có thể sử dụng song song 2 loại hoá đơn là hoá đơn điện tử và hoá đơn đặt in, trong trường hợp mất điện hoặc gặp sự cố về phần mềm kế toán, bạn có thể sử dụng hoá đơn giấy để xuất hoá đơn cho khách hàng, nhằm không xuất hoá đơn sai thời điểm, đảm bảo tuân thủ đúng Luật Quản Lý Thuế hiện hành.

- Ngoài ra bạn có thể sử dụng thêm các thiết bị tích điện như Ắc quy, phát sóng 3G, 4G trên điện thoại đi động để đảm bảo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử của mình.

7. Ha Nguyen Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không? Có cách được hoá đơn không?

Trả lời:

- Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên  ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau(đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống). Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Vần đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.

8. Michel Hùng Hóa đơn điện tử khi đi đường có được cơ quan công an, quản lý thị trường chấp nhận không, có cách nào phân biệt được thật giả không?

Trả lời:

- Hoá đơn điện tử là loại hoá đơn được Chính Phủ, Bộ Tài Chính, Bộ Công An khuyến khích sử dụng nhằm để tránh giả mạo hoá đơn và hoá đơn bất hợp pháp. Căn cứ theo Quyết Định số 2497 Đề án phòng, chống vi phạm pháp luật và phối hợp phòng, chống tội phạm trong linh vực tài chính, chứng khoán, xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá, hành vi chuyển giá, trốn thuế, của các doanh nghiệp. Do đó hoá đơn điện tử (bản thể hiện, bản chuyển đổi) khi đi đường nghiễm nhiên được cơ quan chức năng (Công An Kinh Tế, An ninh Kinh Tế, Quản Lý Thị Trường) chấp thuận. Hiện tại cơ quan chức năng đã được trang bị máy tính bảng để dễ dàng kiểm tra thông tin của hoá đơn điện tử.

- Cách phân biệt hoá đơn thật giả khi kiểm tra dựa trên mã QR Code trên hoá đơn (Mã QR Code sẽ hiện thông tin của người bán, người mua, nội dung vắn tắt của nghiệp vụ phát sinh), trên hoá đơn còn mã bảo mật nhằm để tra cứu thông tin hoá đơn trên website của nhà cung cấp (nhằm xác minh xem có đúng nhà cung cấp đó phát hành hay không). Tra cứu thông tin phát hành hoá đơn trên trang: https//: tracuuhoadon.gdt.gov.vn

9. Phạm Quân Em muốn hỏi hóa đơn điện tử có cần dấu đỏ không nhé, không tính điện lực, viễn thông nhé.

Trả lời:

- Căn cứ theo Thông Tư Số 32/2011/TT-BTC thì hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, lưu trữ và truyền nhận trên phương tiện điện tử, ngoài ra khi lập hoá đơn điện tử bạn phải sử dụng chữ ký điện tử để ký số hoá đơn (Chữ ký điện tử được hiểu là con đấu điện tử của doanh nghiệp). Do đó hoá đơn điện tử không phải đóng dấu đỏ bạn nhé.

- Cũng căn cứ theo Thông Tư Số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử bắt buộc phải ký và đóng dấu đỏ của doanh nghiệp. Ngoài ra còn phải có thêm thông tin người in chuyển đổi, ngày in chuyển đổi, trừ trường hợp doanh nghiệp đặc thù hoặc có công văn gửi lên chi cục thuế xin miễn chỉ tiêu đóng dấu đỏ trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử.

10. Hai Phuong Xuất hoá đơn điện tử phải theo ngày, tức là hàng hoá bán trong ngày đó chỉ xuất được hôm đó thôi ạ ?

Trả lời:

- Khi bạn sử dụng hoá đơn thì hoá đơn điện tử, hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in bạn đều phải xuất đúng thời điểm, khi bạn chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá theo đúng Luật Quản Lý Thuế.

11. Hai Phuong Bên lấy hoá đơn đầu vào chưa đăng ký hoá đơn điện tử thì mình có xuất được không?

Trả lời:

- Hoá đơn điện tử được áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ các công ty nhỏ đến các tập đoàn, do đó nếu công ty bạn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử mà đối tác của các bạn chưa đăng ký sử dụng (họ vẫn sử dụng hoá đơn đặt in hoặc tự in). Doanh nghiệp của bạn vẫn xuất hoá đơn điện tử bình thường cho các đối tác đó theo đúng quy định của Luật Quản Lý Thuế.

12. Van Nguyen Doanh nghiệp thuộc dạng siêu nhỏ có phải bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử không?

Trả lời:

- Căn cứ theo quyết định số 2497/2017/QĐ-BTC thì sẽ bắt buộc một số doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn điện tử (Doanh nghiệp gặp rủi ro cao về thuế, doanh nghiệp tự in).

- Hiện tại cơ quan thuế vẫn khuyến khích các doanh nghiệp mới thành lập và đã sử dụng hết hoá đơn đặt in sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, theo lộ trình tiến đến hết 2020 toàn bộ doanh nghiệp trong cả nước sẽ sử dụng 100% hoá đơn điện tử giống như CKS.

13. Hằng Nguyễn Hóa đơn điện tử khi bị sai có bắt buộc phải làm biên bản hủy không ạ?

Trả lời:

- Bắt buộc phải sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế và Thông Tư 39/2014/TT-BTC bạn nhé.

14. Ho Thuy Người mua lưu hóa đơn điện tử này như thế nào, có phải in ra giấy rồi lưu như hóa đơn bình thường không ?

Trả lời:

- Vi hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, ...

- Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

15. Nguyễn Thị Thúy Công ty xe máy dùng hóa đơn điện tử để đăng ký xe như thế nào khi có nhiều cửa hàng không thể dùng biện pháp chuyển đổi được ạ?

Trả lời:

- Công Ty Xe Máy sử dụng hoá đơn điện tử để đăng ký xe như bình thường bạn nhé, căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì hoá đơn điện tử được in chuyển đổi 1 lần duy nhất và có giá trị pháp lý. Các cơ quan chức năng sẽ lưu giữ bản in chuyển đổi đó của khách hàng.

- Hiện tại Honda Viêt Nam, Mitshubishi Việt Nam, ... đã tiến hành sử dụng hoá đơn điện tử.

- Nếu phần mềm hoá đơn điện tử nào không có chức năng in chuyển đổi bạn nên liên hệ nhà cung cấp giải pháp và đề nghị họ bổ sung nhé.

16. Huỳnh Kim Trâm cho em hỏi biên bản hủy hóa đơn điện tử thì như thế nào vậy ạ?

Trả lời:

- Biên bản huỷ hoá đơn điện tử giống hệt như biên bản huỷ hoá đơn giầy bình thường bạn nhé.

17. Galac Ticos Anh có thể cho em hỏi là phần mềm tạo hóa đơn điện tử có bắt buộc phải tích hợp với phần mềm kế toán/phần mềm bán hàng không hay có thể sử dụng độc lập riêng rẽ ạ. Cám ơn các anh ạ.

Trả lời:

- Căn cứ điểm đ khoản 2 điều 4 Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì :

Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.”

18. Ngọc Nhi Hóa đơn điện tử có cần in ra file cứng để DN lưu trữ không? Khi Quyết toán, Cơ quan thuế có yêu cầu DN in ra file cứng không?

Trả lời:

- Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.

Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.

- Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu bạn nhé.

 

Biên soạn câu hỏi và trả lời: Anh Nguyễn Văn Ngọc

 

This article was:   Report an issue


Article ID: 1325
Last updated: 10 Jan, 2018
Revision: 7
Views: 1631
Comments: 0
Posted: 10 Jan, 2018 by Loan - Webketoan
Updated: 10 Jan, 2018 by Loan - Webketoan
print  Print email  Subscribe email  Email to friend share  Share pool  Add to pool comment  Add comment
Also read
item Thông tư 39/2014/TT-BTC
item Nghị định 51/2010/NĐ-CP
item Nghị định 04/2014/NĐ-CP
item Thông tư 32/2011/TT-BTC
item Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử như thế nào?
item Quyết định 1209/QĐ-BTC
item Luật số: 51/2005/QH11
item Nghị định 26/2007/NĐ-CP
item Quyết định 2497/QĐ-BTC

Prev     Next
Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử như...       Văn bản về hóa đơn