Sử dụng chứng từ nước ngoài khi hạch toán chi phí thuế TNDN

Doanh nghiệp cử cá nhân đi công tác nước ngoài chắc chắn phát sinh nhiều chi phí, vậy doanh nghiệp cần phải lưu ý những gì để chi phí đó thành hợp lệ.

Hãy xem những quy định được trích dẫn bên dưới.

                                                                         Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Căn cứ:

• Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
• Khoản 4 Điều 5 Thông tư 156/2013/TT-BTC
• Công văn 21535/CT-TTHT, ngày 20/04/2018

Theo đó:

Trường hợp doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác nước ngoài để phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, có phát sinh chi phí đi lại, ăn ở tại nước ngoài và theo quy chế của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ bồi hoàn toàn bộ các chi phí này cho nhân viên dựa trên các hóa đơn chứng từ mà nhân viên mang về thì các khoản chi này được hạch toán vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
 

Nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Đối với các chi phí phát sinh tại nước ngoài thì các hóa đơn, chứng từ của các chi phí này phải phù hợp với quy định của nước sở tại phải được dịch ra Tiếng việt theo hướng dẫn tại Thông tư 156/2013/TT-BTC. Người nộp thuế  ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch

Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.