1. Văn bản pháp quy

1.1. Trước thời điểm ngày 01/07/2022

- Quyết định 440/QĐ-TCT do Tổng cục trưởng Tổng cục thuế ban hành ngày 14/03/2013 ban hành quy trình quản lý biên lai

- Thông tư 37/2010/TT-BTC ngày 18/03/2010 do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 18/03/2010 hướng dẫn thực hiện cụ thể việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính.

1.2. Từ thời điểm ngày 01/07/2022

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chỉnh phủ ban hành ngày 19/10/2020 - hiệu lực kể từ ngày 01/07/2022

- Thông tư 78/2021/2021/TT-BTC Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 17/09/2021 - hiệu lực kể từ ngày 01/07/2022 

2. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

3. Các loại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

3.1. Trước thời điểm ngày 01/07/2022

- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (Quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC)

- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (do cơ quan thuế cấp theo quyển)

3.2. Từ thời điểm ngày 01/07/2022

- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử (do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập tự thông báo phát hành)

4. Nội dung chứng từ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

5. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Thời điểm trước khi chi trả thu nhập, tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp. Sau khi chi trả số tiền đã trừ thuế, tổ chức, cá nhân tiến hành lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

6. Đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

6.1. Trước thời điểm ngày 01/07/2022

- Tổ chức chi trả thu nhập liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được cấp.

6.2. Từ thời điểm ngày 01/07/2022

Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

7. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu cá nhân

7.1. Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí

Trước thời điểm ngày 01/07/2022:

- Mẫu biểu sử dụng: Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế (mẫu CTT25/AC)

- Thời hạn nộp báo cáo: Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

Từ thời điểm ngày 01/07/2022

Không thực hiện báo cáo.

Lưu ý: Đối với có sử dụng biên lai phí, lệ phí điện tử thì báo cáo như sau:

- Mẫu biểu sử dụng: Báo cáo tình hình sử dụng biên lai phí, lệ phí điện tử (mẫu BC26/BLĐT)

- Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý sử dụng biên lai.

7.2. Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Trước thời điểm ngày 01/07/2022:

- Mẫu biểu sử dụng: Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

Từ thời điểm ngày 01/07/2022

Không thực hiện báo cáo.

8. Hủy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được cơ quan thuế cấp còn tồn thì gạch chéo lưu giữ tại quyển và điền vào cột xóa bỏ trong bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC).

Từ ngày 01/07/2022, văn bản chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ tự in sẽ hủy bỏ hiệu lực.