1. Văn bản pháp quy

1.1. Trước thời điểm ngày 01/07/2022

- Quyết định 440/QĐ-TCT do Tổng cục trưởng Tổng cục thuế ban hành ngày 14/03/2013 ban hành quy trình quản lý biên lai

- Thông tÆ° 37/2010/TT-BTC ngày 18/03/2010 do Bá»™ trưởng Bá»™ tài chính ban hành ngày 18/03/2010 hÆ°á»›ng dẫn thá»±c hiện cụ thể việc phát hành, sá»­ dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tá»± in trên máy tính.

1.2. Từ thời điểm ngày 01/07/2022

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chỉnh phủ ban hành ngày 19/10/2020 - hiệu lá»±c kể từ ngày 01/07/2022

- Thông tÆ° 78/2021/2021/TT-BTC Bá»™ trưởng Bá»™ tài chính ban hành ngày 17/09/2021 - hiệu lá»±c kể từ ngày 01/07/2022 

2. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

3. Các loại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

3.1. Trước thời điểm ngày 01/07/2022

- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tá»± in trên máy tính (Quy định tại Thông tÆ° 37/2010/TT-BTC)

- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (do cơ quan thuế cấp theo quyển)

3.2. Từ thời điểm ngày 01/07/2022

- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử (do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập tự thông báo phát hành)

4. Ná»™i dung chứng từ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

5. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Thời Ä‘iểm trÆ°á»›c khi chi trả thu nhập, tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thá»±c hiện tính trừ số thuế phải ná»™p. Sau khi chi trả số tiền đã trừ thuế, tổ chức, cá nhân tiến hành lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

• Đối vá»›i cá nhân không ký hợp đồng lao Ä‘á»™ng hoặc ký hợp đồng lao Ä‘á»™ng dÆ°á»›i 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lá»±a chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho má»—i lần khấu trừ thuế hoặc cấp má»™t chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong má»™t kỳ tính thuế.
• Đối vá»›i cá nhân ký hợp đồng lao Ä‘á»™ng từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân má»™t chứng từ khấu trừ thuế trong má»™t kỳ tính thuế.

6. Đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

6.1. Trước thời điểm ngày 01/07/2022

- Tổ chức chi trả thu nhập liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được cấp.

6.2. Từ thời điểm ngày 01/07/2022

Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sá»­ dụng chứng từ khấu trừ thuế Ä‘iện tá»­ không bắt buá»™c phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu Ä‘iện tá»­ đến CQT, tổ chức khấu trừ tá»± xây dá»±ng hệ thống phần mềm để sá»­ dụng chứng từ Ä‘iện tá»­ đảm bảo các ná»™i dung bắt buá»™c theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

7. Báo cáo tình hình sá»­ dụng chứng từ khấu trừ thuế thu cá nhân

7.1. Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí

Trước thời điểm ngày 01/07/2022:

- Mẫu biểu sử dụng: Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế (mẫu CTT25/AC)

- Thời hạn nộp báo cáo: Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

Từ thời điểm ngày 01/07/2022

Không thực hiện báo cáo.

Lưu ý: Đối với có sử dụng biên lai phí, lệ phí điện tử thì báo cáo như sau:

- Mẫu biểu sá»­ dụng: Báo cáo tình hình sá»­ dụng biên lai phí, lệ phí Ä‘iện tá»­ (mẫu BC26/BLĐT)

- Thời hạn ná»™p báo cáo tình hình sá»­ dụng biên lai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý sá»­ dụng biên lai.

7.2. Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Trước thời điểm ngày 01/07/2022:

- Mẫu biểu sử dụng: Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Hàng quý thá»±c hiện báo cáo tình hình sá»­ dụng chứng từ khấu trừ chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

Từ thời điểm ngày 01/07/2022

Không thực hiện báo cáo.

8. Hủy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được cơ quan thuế cấp còn tồn thì gạch chéo lưu giữ tại quyển và điền vào cột xóa bỏ trong bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC).

Từ ngày 01/07/2022, văn bản chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ tự in sẽ hủy bỏ hiệu lực.