BIẾN PHÍ

Biến phí là chi phí có tổng giá trị biến thiên tỷ lệ thuận hay tăng giảm theo sự tăng giảm mức độ hoạt động. Nếu quan sát mức chi phí này trên một đơn vị mức độ hoạt động thì biến phí là một hằng số.

Mức độ hoạt động ở đây có thể đo lường theo các tiêu thức khác nhau như số sản phẩm, số giờ công lao động, số giờ máy hoạt động, ...

Đặc điểm ứng xử của biến phí chỉ phù hợp trong một phạm vi nhất định.

Ví dụ tại một công ty sản xuất xe hơi, theo tiêu chuẩn kỹ thuật mỗi xe hơi cần một bình điện, chi phí cho một bình điện là 400.000đồng. Như vậy,

- Chi phí bình điện tăng lên khi sản lượng xe điện tăng

- Chi phí bình điện cho một xe vẫn giữ nguyên 400.000đồng dù công ty có sản xuất bao nhiêu xe (trừ nhân tố giá)

Biến phí tuyến tính và biến phí cấp bậc

Biến phí tuyến tính là loại biến phí mà mức tăng tuyến tính theo mức tăng hoạt động.

Biến phí cấp bậc là loại biến phí chi thau đổi từng bậc khi mức động hoạt động tăng lên đến một giới hạn nhất định nào đó.

Ví dụ:

- Biến phí lao động trực tiếp: cứ một sản phẩm cần một giờ công với mức 100.000đ. Vậy số sản phẩm tăng lên => số giờ công tăng lên thì biến phí nhân công sẽ là 100.000 x số giờ công

- Biến phí sữa chữa thường xuyên, bảo trì MMTB: Chí phí này tăng lên khi mức độ hoạt động của MMTB tăng lên nhưng chúng chỉ tăng khi mức độ hoạt động của MMTB vượt qua một mức sử dụng nhất định nào đó,

Biến phí có nguồn gốc từ hoạt động. Vì vậy khi tiến hành hoạt động thì biến phí phát sinh và khi hoạt động ngừng thì biến phí không xuất hiện. Đây là một tính chất rất quan trọng giúp nhìn nhận mối quan hệ giữa hoạt động với biến phí, nhìn nhận nguồn gốc gây nên biến phí và năng lực tạo giá trị của biến phí trong sản phẩm, trong chuỗi giá trị, trong hoạt động sản xuât kinh doanh.     

ĐỊNH PHÍ

Định phí  là các chi phí mà tổng giá trị của nó không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Nếu quan sát chi phí này trên một mức độ hoạt động, định phí sẽ biến đổi tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động.

Đặc điểm ứng xử của định phí chỉ phù hợp trong một phạm vi nhất định.

Ví dụ: Tại một công ty sản xuất xe hơi, khấu hao dây chuyền sản xuất được tính bình quân mỗi tháng là 10.000.000. Chi phí khấu hao là định phí. Nó sẽ không thay đổi khi sản lượng sản xuất trong tháng tăng hay giảm. Nếu xét chi phí khấu hao cho một xe thì chi phí khấu hao sẽ giảm khi sản lượng sản xuất tăng lên và ngược lại.

Quan sát chi tiết định phí sẽ có 2 loại có tính chất khác nhau: Định phí bắt buộc và định phí không bắt buộc.

Định phí bắt buộc: là chi phí có liên quan đến sử dụng máy móc thiết bị, nhà xưởng, cơ sở hạ tầng, tổ chức quản lý, ... . Các chi phí này có 2 đặc điểm: có bản chất lâu dài và không thể cắt giảm đến không cho dù mức độ hoạt động giảm xuống hoặc sản xuất bị giám đoạn.

Định phí không bắt buộc: Định phí không bắt buộc là định phí có thể thay đổi trong từng kỳ dự toán của doanh nghiệp, do hành động của nhà quản trị quyết định mức định phí này trong từng kỳ kinh doanh. Thuộc loại định phí này gồm chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo, bồi dưỡng nghiên cứu, ... Định phí này có 2 đặc điểm: có bản chất ngắn hạn, có thể giảm chúng trong trường hợp cần thiết.

Định phí về cơ bản có nguồn gốc từ sử dụng tài sản, tổ chức và quản trị hoạt động doanh nghiệp. Vì vậy, định phí có nguồn gốc sâu xa từ đầu tư, sử dụng, tổ chức, xây dựng hành vi quản lý. Vì vậy, khi tiến hành hoạt động, định phí phát sinh không những liên quan đến tình hình sử dụng tài sản, quản lý trong kỳ mà còn là hệ quả tất yếu phải gánh chịu từ đầu tư, xây dựng hệ thống quản lý trong quá khứ. Đây là đặc điểm rất quan trọng giúp nhìn nhận mối quan hệ giữa hoạt động với định phí, nhìn nhận nguồn gốc gây nên định phí và những ảnh hưởng của nó đến kết quả, hiệu quả kinh doanh trong ngắn hạn, dài hạn để đưa ra các ứng xử thích hợp.  

CHI PHÍ HỖN HỢP

Chi phí hỗn hợp là những chi phí mà bao gồm cả chi phí có đặc điểm của định phí và có đặc điểm của biến phí. Ở mức độ hoạt động cơ bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện đặc điểm của định phí, khi vượt quá mức độ hoạt động cơ bản, nó lại phát sinh thêm biến phí.

Ví dụ: Chi phí điện thoại là chi phí hỗn hợp. Trường hợp không phát sinh cuộc gọi thì luôn phát sinh một khoản chi phí thuê bao cố định, nhưng khi phát sinh cuộc gọi thì phát sinh thêm biến phí cước cuộc gọi.

Phần cố định của chi phí hỗn hợp thường phản ánh chi phí căn bản, chi phí tối thiểu để duy trì phục vụ, để giữ dịch vụ đó luôn luôn ở tình trạng sẵn sàng phục vụ.

Phần biến đổi của chi phí hỗn hợp thường phản ánh chi phí thực tế hoặc chi phí sử dụng vượt quá định mức. Do đó, yếu tố chi phí biến đổi sẽ biến thiên tỷ lệ thuận với mức dịch vụ phục vụ hoặc mức sử dụng vượt định mức.

Chi phí hỗn hợp được biểu hiện theo phương trình: Y = a X + B

Trong đó:

Y: Chi phí hỗn hợp

B: Tổng định phí

a: Biến phí cho một đơn vị hoạt động

X: Số lượng đơn vị hoạt động

Để phục vụ cho mục đích lập dự toán, kiểm soát, hoạch định hay ra quyết định, chi phí hỗn hợp được phân tích thành từng phần định phí và biến phí.

Việc phân tích chi phí hỗn hợp thành định phí và biến phí có thể tiếp cận theo các kỹ thuật phân tích khác nhau. Mỗi kỹ thuật phân tích có thể đem đến kết quả định phí, biến phí khác nhau. Dưới đây là các kỹ thuật phân tích chi phí hỗn hợp:

- Phương pháp cực đại, cực tiểu

- Phương pháp đồ thị phân tán

- Phương pháp bình phương bé nhất

Phương pháp cực đại, cực tiểu

Phương pháp cực đại, cực tiểu đòi hỏi phải quan sát, nhận định được chi phí phát sinh và mức độ hoạt động cao nhất và thấp nhất.

Để xác định phần biến phí trong chi phí hỗn hợp, lấy chênh lệch về chi phí ở mức hoạt động cao nhất trừ đi chi phí ở mức độ hoạt động thấp nhất chia cho biến động giữa mức độ hoạt động cao nhất so với mức độ hoạt động thấp nhất.

Nhận xét: PP này tính toán đơn giản nhưng mức độ chính xác không cao bởi vì trong tất cả các phần tử thống kê chỉ dùng hai điểm để xác định công thức chi phí. Thông thường, với hai điểm không thể cho được những kết quả chính xác trong việc xác định chi phí. 

Phương pháp đồ thị phân tán

Giống như phương pháp cực đại - cực tiểu, phương pháp đồ thị phân tán đòi hỏi phải có các số liệu về mức độ hoạt động đã được thống kê qua các kỳ hoạt động kinh doanh để cuối cùng đi đến xây dựng và sử dụng phương trình dự đoán về chi phí hỗn hợp có dạng: Y = aX + B

Phương pháp đồ thị phân tán là phương pháp mà việc phân tích thông qua sử dụng đồ thị biểu diễn tất cả các giao điểm của chi phí với mức độ hoạt động và từ cơ sở này ước tính định phí và biến phí.   

Nhận xét: Phương pháp này sử dụng nhiều quan sát hơn và cho phép nhà quản trị thấy mô hình chi phí. Do đó, ít có khả năng bị ảnh hưởng của sự kiện bất thường. Đồ thị phân tán là một công cụ cần thiết cho các nhà phân tích có kinh nghiệm.

Phương pháp bình phương bé nhất

Phương pháp bình phương bé nhất sử dụng phương trình biến thiên của chi phí hỗn hợp dựa trên sự tính toán của phương trình tuyến tính trong phân tích thống kê, sử dụng các số liệu chi phí đã được thu thập nhằm đưa ra phương trình có dạng: Y = aX + B như jai phương pháp trên.

Khái niệm về bình phương bé nhất có nghĩa là tổng bình phương của các độ lệch giữa các điểm với đường hồi quy là nhỏ nhất so với bất kỳ một đường biểu diễn nào khác.

Nhận xét: PP này tinh vi hơn các phương pháp trên. PP này kẻ đường biểu diễn băng phân tích thống kê, kết quả cho ra với độ chính xác cao, thích hợp với dự đoán tương ứng.

HÀNH ĐỘNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI SỰ ỨNG XỬ CỦA CHI PHÍ

Ngoài những phân tích trên, sự ứng xử của chi phí còn tùy thuộc vào thái độ của nhà quản trị doanh nghiệp, chúng ta hãy xem xét một số loại chi phí sau:

Biến phí cấp bậc

Biến phí cấp bậc cũng giống như chi phí hỗn hợp. Nó cố định trong một phạm vi phù hợp, sau đó tăng lên ở một mức độ mới và giữ nguyên cố định ở mức này cho đến khi tiếp tục tăng lên. Bề rộng của phạm vi phù hợp mà trong đó chi phí giữ cố định phụ thuộc vào từng loại chi phí nhưng phải nằm trong phạm vi phù hợp.

Trong một số trường hợp, biến phí cấp bậc xảy ra vì các quyết định của nhà quản lý.

Ví dụ: Công ty A có thể xây dựng chế độ cứ 10 công nhân sản xuất thì có một giám sát, cứ 15 máy hoạt động thì có một thợ bảo trì, ... Việc xây dựng kế hoạch như vậy có đúng hay không còn tùy thuộc vào năng lực, quá trình phân tích và cả điều kiện kinh doanh và mục tiêu kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Định phí bắt buộc và định phí tùy ý

Định phí có thể thay đổi nhanh chóng bằng hành động của nhà quản trị là định phí tùy ý. Định phí không thể thay đổi trong ngắn hạn được gọi là định phí bắc buộc.

Việc quyết định để định phí là loại bắt buộc hay tùy ý không phải lúc nào cũng làm được nếu chỉ biết thông tin về mục đích của chi phí. (Ví dụ: tiền thuê nhà, lương, chi phí nghiên cứu phát triển, ...). Chi phí thuê nhà có thể hoặc không thể là định phí bắt buộc, điều đó còn tùy thuộc vào phương thức thanh toán của hợp đồng thuê.

Các định phí không bắt buộc (tùy ý) thường được quyết định theo sở thích của nhà quản trị hơn là theo sở thích của cổ đông và thường nằm trong chương trình cắt giảm chi phí. Nếu sự cắt giảm xuất phát từ việc phân loại sai chi phí có thể sẽ gây ảnh hưởng về lâu dài đối với doanh nghiệp.

Ví dụ:

- Việc giảm chi phí R&D có thể sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của DN trogn lĩnh vực công nghệ.

- Việc giảm các chi phí bồi dưỡng đào tạo có liên quan đến trình độ hiểu biết của công nhân viên, có thể dẫn đến người lao động kém thích nghi với công nghệ mới.

- Sự giảm bớt chi phí quảng cáo có thể gây ảnh hưởng đến sự nhận biết của người mua đối với sản phẩm của doanh nghiệp     

Định phí tránh được và không tránh được

Khoản định phí mà theo đó khi loại bỏ hoạt động thì có thể cắt giảm được, khoản định phí đó gọi là định phí có thể tránh được. Thoạt nhìn qua, ta thấy các định phí tránh được và không tránh được có vẻ giống như định phí bắt buộc và định phí tùy ý. Tuy nhiên, có nhiều đặc trưng quan trọng để phân biệt, việc phân tích định phí có thể tránh được và không thể tránh được đòi hỏi ta phải phân tích theo từng trường hợp cụ thể. 

Ví dụ: Báo cáo KQKD của một cửa hàng của công ty trong tháng như sau (đvt 1.000đ):

Doanh thu                                     150.000

(-) Biến phí                                    105.000

Số dư đảm phí                                45.000

(-) Định phí                                      52.500

   Tiền lương             30.000

   Tiền thuê nhà           7.500

   Định phí khác         15.000

Lợi nhuận                                        (7.500)

Với BC KQKD trên, nếu công ty quyết định ngừng kinh doanh do bị lỗ 7.500.000đ. Trong trường hợp này, định phí được phân làm 2 loại: 30.0000.000đ tiền lương là định phí tránh được, còn 22.500.000đ là định phí không tránh được dù công ty có tiếp tục kinh doanh hay không (với giả định tiền thuê nhà còn trong thời hạn hợp đồng, các định phí khác là chi phí khấu hao thiết bị bán hàng, ...)

Nói chung, vấn đề đặt ra không phải là khả năng sinh lời của cửa hàng mà là định phí không thể tránh được có lớn hơn mức lỗ phải chịu do tiếp tục mở cửa để kinh doanh hay không ? Ngoài ra còn phải xét tới sự cần thiết của việc phải có một cửa hàng ở khu vực địa lý nhất định, nếu đóng cửa hàng đó có thể làm tổn hại đến danh tiếng của công ty, ...

Qua phân tích trên ta thấy với các loại quyết định này, ngoài mốt quan tâm về tài chính còn phụ thuộc vào sách lược kinh doanh của công ty.

Với việc tiếp cận chi phí theo cách ứng xử của chi phí giúp cho nhà quản trị nhận biết được cách ứng xử của chi phí trong hoạt động kinh doanh và từ đây cũng giúp nhận biết được hoạt động gây nên chi phí, nguồn gốc của hoạt động gây nên chi phí. Đây là những vấn đề rất quan trọng về sự tương thích của chi phí hoạt động, dự báo chi phí, nhận định và đánh giá khả năng tạo giá trị của chi phí trong hoạt động. 

Tài liệu tham khảo

- Sách thông tin chi phí phục vụ ra quyết định, xuất bản 2024, chủ biên TS. Huỳnh Lợi, TS. Lê Đoàn Minh Đức