Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp được quyền lựa chọn sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để sử dụng hóa đơn điện tử thì cần đảm bảo 06 điều kiện sau:
Đang thực hiện kê khai thuế theo phương thức điện tử;
Có địa điểm, thiết bị, đường truyền đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
Có đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử;
Có chữ ký điện tử;
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay khi lập;
Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
(Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011)